Hogyan érd el a céljaidat és maradj motivált egész évben?

Tegnap délelőtt kitettem egy kis inspirációs slide-show-t a hivatalos Facebook oldalunkra pénzügyi tervezés - üzleti eredmények nyomon követése témában, (ha még nem követed az oldalunkat, csatlakozz hozzánk akár most!), ami után kaptam egy privát üzenetet, melyben azt kérdezte valaki, hogy én hogyan csinálom egészen pontosan. Milyen szoftvert használok a bevételek és költségek nyilvántartására, az elemzésre,  és az eredmények nyomon követésére?

Egy értékesítő számára mindenféle adminisztráció kínkeserv! :) Egy cégvezető számára azonban nélkülözhetetlen tennivaló! Ezért ha értékesítőként nem is szeretem a kimutatásokat, cégvezetőként kötelező foglalkoznom vele!

Nos, fentiek miatt az én megoldásom a kontrollingra nagyon egyszerű: egy Excel táblázatot használok a számok monitorozására. Ezt a táblázatot már közel 10 éve vezetem. Évről-évre, hónapról-hónapra ellenőrzöm, hol tartok, honnan hova jutok, és ebben tervezem az adott évet is.

Megmutatom, hogy csinálom.

A táblázatomnak három fő területe van:

1. havi bevételek (bruttó-nettó) alakulása, a fizetendő áfa nyomon követésére

Ez a legegyszerűbb része a dolognak: minden héten összesítem az adott havi teljesítésű számlákat, és felvezetem a táblázatba a bruttó és a nettó összegeket egy-egy külön oszlopba.

A két oszlop különbözete megmutatja, hogy maximum mennyi lesz a következő hónapban befizetendő áfa. Azért maximum, mert ebből később még le kell vonni a költség számlák áfa tartalmát. Amivel egyébként nem szoktam bíbelődni, mert az áfát “csak” nagyságrendileg szeretem tudni.

Erre azért van szükségem, hogy ne hideg zuhanyként érjen, ha a könyvelőm a következő hónap elején egy nagyobb összeget riportol le, mint fizetendő áfa. A nyilvántartásom alapján erre már hó közben rá tudok készülni lelkileg, és el tudom különíteni a befizetendő összeget.

2. Bevételek alakulása előző vs. aktuális év, havi szintre lebontva.

Na ez már érdekesebb. 

Minden év elején, (jellemzően az első héten) áttekintem az elmúlt év eredményeit, és ezekből először meghatározom a következő éves bevételi tervem célszámait.

A tervezésnél figyelembe veszem az elmúltt évek piaci trendjeit, az elmúlt év tapasztalatait, az adott évet érintő piaci várakozásokat, és az aktuális helyzetet is.

Reális tervezés

Nagyon fontos, hogy a tervezésnél a maradjunk a realitások talaján! Persze, bennünk van a vágy, hogy minden évben többet és jobbat teljesítsünk, de ez nem biztos, hogy ez minden esetben reális elvárás is magunk és a vállalkozásunk felé. 

Például: 2020-ban a Covid előtt-alatt hiába is terveztem volna a bevételt legalább az előző év adataival, vagy arra még egy kis növekedést is.

Botorság lett volna az előző évnél jobb eredményeket várnom, de még azt is, hogy érjem el a 2019-es bevételi szintet. Hiszen januárban már lehetett érezni, hogy komoly helyzet elé állunk. Rebesgették a lezárásokat. Pár hónap múlva már "maradj otthon", és rendezvénytartási tilalom volt, majd később a személyes jelenléttel járó oktatást oltási igazolványhoz kötötték. A Covid után 2021-ben is elég nehezen indult újra a képzési piac.

Amikor 2021-et terveztem, ezeket is figyelembe vettem.

A konkrét havi tervezést én mindig azzal kezdem, hogy az előző éves bevételeim alapján kiszámolok egy havi átlagot. 

Például: ha az előző évben 15 millió forint volt a bevételem, akkor ez havi szintre vetítve 1,25 millió forint átlagos bevételt jelent. Ez lesz az egyik viszonyítási alapom. Ha idén legalább akkora bevételt szeretnék elérni, mint az előző évben, akkor havonta legalább ekkora összeget kell előteremtenem.

Ez alapján, és a várakozásaim alapján határozom meg a következő éves célszámokat, és a reális növekedést, amit az előző évek tendenciáiból látok. Jól szemlélteti ezt az előző évek eredményei alapján készült grafikonom, ahol 10 évre visszamenőleg látom, melyik évem hogyan alakult.

Ne csak tervezd, lásd is!

(a táblázat szemléltető adatokat tartalmaz)

A fentiek alapján 2023-ra a növekedési terv legyen mondjuk egy óvatos 30%.

Ez azt jelenti, hogy ha tavaly például 15 millió forint volt a bevételem, akkor idén az éves terv 19,5 millió forint lesz. Ennek eléréséhez havi átlagban 1,625 millió forint bevételt kell realizálnom.

A tervezett havi bevételek részletes lebontását általában egy negyedévre előre készítem el. A táblázatba beírok minden olyan bevételt, amiről FIX, amiről biztosan tudom, hogy bejön.

Ilyen bevétel például a marketing kivitelezés ügyfeleinktől származó havi szolgáltatási díj, vagy a már megrendelt nagyvállalati tréningek, és kifizetett nyitott tréningek részvételi díjai. 

Ezután végiggondolom, hogy az adott hónapban még amire számítok. Végiggondolom, mik azok az ajánlatok, amelyek kint vannak. Az elmúlt sok-sok év tapasztalatai alapján már tudom, hogy hány ajánlatból lesz üzlet. Így a kint lévő ajánlatok számából meg tudom saccolni, mennyit nyerek meg. Végiggondolom, hogy melyek azok a tréningek, amelyeket meghirdettem vagy hirdetni tervezek, és azt is, hogy nagyjából mekkora összeget várok a könyvesboltokból a könyvem értékesítése után. Ezeket az adatokat tervként viszem fel a táblázatba.

A két szám együttesen kiadja, hogy ha minden jól alakul, mire számíthatok az adott hónapban, és az adott negyedévben.

Mindezek mellett, természetesen az én piacomon is vannak szezonalitások. Ezért van a táblázatomnak egy olyan része, ahol hónapokra lebontva meg tudom nézni az előző év havi eredményeit, így előre tudok tervezni azzal is, melyik hónap lesz erősebb és melyik gyengébb.

Amikor elérkezik a hónap vége, akkor elemzem a ténylegesen elért eredményeket, értékelem a helyzetet és kijelölöm a további irányt.

Az elemzésnél több mutatót is nézek:

Az első két mutató, amit megnézek, segít képbe kerülnöm azzal kapcsolatban, hogy hogyan állok az előző év azonos hónapjához képest, és hogyan állok az adott hónapra kitűzött bevételi terveimhez képest.

Magyarul: az adott havi eredményt viszonyítom az elmúlt év ugyanazon hónapjához. Valamint az adott havi eredményt viszonyítom a tervezett havi átlaghoz és az adott hónapra kitűzött bevételi tervemhez is.

Vagyis: ha 2022-ben a januári bevételi tényadat 800 ezer forint volt, és 2023-ra a januári hónapra 1,040 millió forintot tűztem ki, de a 2023-as januári eredményem 1,1 millió forint lett akkor a két mutató az alábbi lesz:

a.) Havi bevétel összehasonlítása az előző év azonos hónapjával:

1.100.000 / 800.000 = 1,375, vagyis a a januári eredményem az előző évhez képest 37,5%kal magasabb. Ez  első ránézésre szupernek tűnik.

b). Havi bevétel összehasonlítása az tárgyévre kitűzött havi tervvel és átlaggal:

Az adott havi tervemhez képest is jól állok: 1.100.000 / 1.040.000 =1,057, vagyis felette vagyok 5,7%-kal. Még ez is jó eredménynek látszik.

Azonban, ami elsőre jónak tűnik, az még nem biztos, hogy valóban jó eredmény!

Mert ha a 2023-ra kitűzött havi átlagra vonatkozó terv-tény összehasonlítást nézem, akkor már 1.100.000/1.625.000 = 0,68, vagyis 32%-kal elmaradtam a minimum havi átlag terveimhez képest.

Ha pedig azt vizsgálom, hogy az előző év havi átlagához képest hogyan állok, akkor szintén láthatom, hogy bele kell húznom, hiszen 1.100.000/1.250.000 = 0,88, azaz január végén az előző évi havi átlaghoz képest is csak 88%-on vagyok. Azaz 12%-kal el vagyok maradva a tavalyi havi átlagbevételtől. 

Ezek a számok azt üzenik nekem, hogy annak ellenére, hogy a januári bevételem 37,5%-kal magasabb volt, mint a megelőző év januárjában, és a kitűzött terveimet is 5,7%-kal meghaladta, nem szabad elbíznom magam. Sőt, jobban össze kell szednem magam februárban, hiszen mind az idei, mind a tavalyi átlagos bevételi szinthez képest elmaradásban voltam januárban. 

3. A harmadik nagy blokk, amit szintén vezetek, az a költségek alakulása

A költségeket szintén hónapokra lebontva tervezem. Ezeket csak az aktuális évre nézem, az előző évet nem. Azért nem, mert azt már nem akarom tudni, hogyan változtak a költségeim az előző évhez képest. Számomra a költségek az éves/havi profit meghatározásához fontosak.

A táblázatomnak két része van: fix és változó költségek

A fix költségek sima ügy: soronként felvezetem ehhez a részhez, amivel biztosan kalkulálnom kell minden hónapban.

Ilyenek például: a könyvelő havi díja, az internet előfizetés, a munkabér és járulékai, a tárhely szolgáltatás havi díja, illetve a különféle szoftverek előfizetési díjai.

Ezután következnek a változó költségek, melyek minden hónapban biztosan felmerülnek, de az összeg változó.

Például: a telefonszámla, a hírlevél küldés díja, az irodaszerek költsége, vagy a postaköltség.

Vannak a tervezett, előre látható költségek.

Például: terembérleti díjak, SSL tanúsítványok éves díja, tanfolyamok és tréningek részvételi díja, az üzleti klubok éves díja, kiállítói megjelenés és ezzel kapcsolatos nyomdai anyagok költsége, hirdetési költségek.

Végül pedig a nem várt, és előre nem is látható költségek: ezeket jellegüknél  fogva nem igazán lehet tervezni, viszont az előző év tapasztalatai alapján érdemes erre a kategóriára is egy átlagos havi összeget tartalékolni.

Ilyen lehet például egy könyv, amit impulzíve megveszek, egy hirtelen webfejlesztéssel/karbantartással kapcsolatos díj, vagy akár egy elromlott irodai berendezés pótlása is.

A költségek tervezett alakulását is minden hónapra elkészítem.

De hol a nyereség?

Hiába a szép bevétel, ha a nap végén nem marad belőle semmi, nem igaz? És a vállalkozás fő célja nem az, hogy milliárdos bevételű legyen, hanem az, hogy nyereséget termeljen! 

A bevételek és költségek számbavétele után már csak egy lépés a profit (nyereség) meghatározása. A bevételeknek és a költségeknek is van egy-egy összesített sora, amely alapján, a kettő különbözeteként, a cégem eredményességét, vagyis a várható havi profitot látom. 

Nekem ez az utolsó cella a mérvadó, minden döntésemben.

Csak akkor költök bármire is, ha a táblázatom alapján legalább egy évnyi működési költség még megmarad a számlámon. Nyilván ebben különfélék vagyunk, mindenkinek más a biztonsági zónája. Számomra fontos, hogy a cégem akkor is életben maradjon, ha szélsőséges esetben egy egész évig egyetlen fillér bevételre sem tud szert tenni. (Ami nyilván elképzelhetetlen, de ennek ellenére én szeretek felkészülni a legrosszabbra is.)

Ezért nekem a minimum 1 évnyi tartalék a fontos, ebből soha nem engedek.

Tudom, hogy ez nem a legprofibb pénzügyi tervezés, és biztos vagyok benne, hogy egy pénzügyes ezer darabra tudná szedni a táblázatomat. Nekem azonban ez a módszer már évek óta bevált, és jó kapaszkodókat ad ahhoz, hogy lássam, merről merre haladok, jó úton vagyok-e, s ha nem, ez alapján időben tudok módosítani.

És hol a moticávió?

A számok mindenképpen hatnak rám valahogy. Ha jók a számok, és azt üzenik, "jó úton vagyok". - akkor még erősebb a motivációm arra, hogy a következő hónapban is jól teljesítsek.

Ha azonban a táblázat azt mutatja, hogy "elmaradásban vagyok", akkor a meg azért pörgök fel, hogy a következó hónap sokkal jobban sikerüljön.

Ha tetszik, alkalmazd te is a saját területeden ezt az egyszerű pénzügyi tervezőt! Nem kell hozzá Excel zsonglőrnek lenni! Egy ilyen táblázatot pikk-pakk össze lehet tenni.

A semminél, a vakon repülésnél még egy ilyen egyszerű tervező is ezerszer jobb, az biztos!

Ha a fentiek után úgy érzed, hogy mostantól kezdve nem a véletlenre szeretnéd bízni az eredményeidet, és nyitott vagy arra, hogy részt vegyél kkv cégvezetőknek szóló, profi pénzügyes workshopokon, akkor jó szívvel ajánlom neked egy kedves üzleti partnerem, Mizsei Viktor képzéseit pénzügyi tervezés és pénzügyi nyilvántartás témákban.

Ha van kérdésed a témával kapcsolatban, bátran tedd fel kommentben! Én minden kérdésre válaszolok itt, és szerintem Viktor is figyelemmel kíséri a blogot.